1、确定住宿需求：

- 确定参与年会的人数，包括员工和嘉宾。

- 了解每个人的住宿需求，如单人间、双人间或多人间，是否有特殊需求（如残障人士的设施）。

- 考虑年会的地点和参与者的行程安排，确定是否需要提供接送服务或交通指南。

2、选择住宿地点：

- 选择离年会地点近的酒店或度假村，以便于参与者参加活动。

- 考虑住宿的舒适度、设施和服务质量，确保参与者能够得到良好的住宿体验。

- 如果预算允许，可以选择一些高档的酒店或度假村，以提高参与者的满意度。

3、预订住宿：

- 尽早预订住宿，以确保有足够的房间供参与者使用。

- 与酒店或度假村签订合同，明确住宿价格、房间类型、餐饮服务、取消政策等细节。

- 如果需要，可以与多家酒店或度假村进行比较，选择性价比高的住宿地点。

4、安排住宿分配：

- 根据参与者的需求和偏好，进行住宿分配。

- 确保每个参与者都知道自己的住宿地点和房间号，并提供详细的入住指南。

- 如果需要，可以安排接送服务或交通指南，方便参与者前往住宿地点。

5、考虑特殊需求：

- 如果参与者有特殊需求（如残障人士），应提前与酒店或度假村沟通，确保他们能够得到适当的照顾和设施。

- 如果参与者有饮食要求（如素食、宗教饮食等），也应在预订时告知酒店或度假村。

年会策划住宿需要提前规划、明确需求、选择合适的住宿地点并尽早预订，还需要考虑参与者的特殊需求和舒适度，以确保他们能够得到良好的住宿体验。